CONDITIONS GÉNÉRALES DE PRESTATIONS

Les présentes conditions générales de prestations (“CGP”) encadrent les droits et obligations réciproques de :

– Assist’ Esprit Libre, représentée par Madame Perrine CAUDRELIER Entrepreneur Individuel, Assistante Administrative Indépendante, spécialisée dans la gestion administrative, commerciale, des ressources humaines, ou la communication – à distance ou sur site

SIRET 911 041 010 00016

Ci-après désigné “Assist’ Esprit Libre”, ou le “Prestataire”,

d’une part,

– la personne physique ou morale, agissant en qualité de professionnel, et bénéficiant des prestations de services du prestataire, ci-après le “Client”

d’autre part,

dans le cadre des achats, par le client, de prestations de services rendues par le prestataire (les “Prestations”).

“Assist’ Esprit Libre” et le “Client” sont individuellement dénommées “Partie” ou collectivement “Parties”.

ARTICLE 1 – PRESTATIONS PROPOSÉES PAR LE PRESTATAIRE

Gestion administrative :

Organisation de rendez-vous et gestion d’agendas,
Mise en place et classement des documents,
Création et mise à jour de tableaux de bord,
Gestion de boites mails,
Conception de modèles de documents types,
Saisie et mise en forme de courriers et documents divers,
Relecture de documents,
Publipostage et emailing,
Création de procédures.

Gestion commerciale :

Création et mise à jour des fichiers clients,
Réalisation, envoi et suivi des devis et des factures clients,
Relance des devis non aboutis.

Gestion des ressources humaines :

Suivi des recrutements (mise en ligne de l’annonce, tri des candidatures, organisation des entretiens…),
Gestion du personnel (contrat de travail, visite médicale…),
Gestion des congés et des heures du personnel,
Suivi de la formation des agents (organisation de la formation, création de tableaux de suivi des formations …)

Communication de l’entreprise :

Création de visuels (logos, pour vos articles de blog et vos réseaux sociaux…),
Création de charte graphique,
Création de plaquettes,
Mise en page de newsletters,
Gestion des réseaux sociaux.

ARTICLE 2 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le client déclare ainsi avoir pris connaissance des présentes CGP et les accepter, sans restriction ni réserve, préalablement à la passation de commandes de prestations. Le client reconnaît expressément ne pas pouvoir déroger aux CGP.

Le prestataire se réserve la possibilité de modifier les présentes CGP, à tout moment par la publication d’une nouvelle version sur son site Internet, disponible à l’adresse suivante : www.assist-esprit-libre.com. Les CGP applicables sont celles en vigueur à la date de passation de la commande.

Le client reconnaît qu’il a bénéficié des conseils et informations nécessaires, de la part du prestataire, afin de s’assurer de l’adéquation de l’offre de prestations à ses besoins.

Le client déclare être en mesure de contracter légalement en vertu des lois françaises ou valablement représenter la personne morale pour laquelle il s’engage.

Sauf preuve contraire, les informations enregistrées par le prestataire constituent la preuve de l’ensemble des échanges et transactions.

ARTICLE 3 – COMMANDES

Les commandes devront être adressées par le client au prestataire par e-mail.

Les prestations feront l’objet d’un devis gratuit, fourni par le prestataire par tout moyen écrit, dont la validité n’excède pas 30 jours (au-delà, une prolongation ou un nouveau devis peut être demandé par le client).

Lorsqu’un devis est établi par le prestataire, il indique clairement les prestations réalisées, ainsi que les conditions tarifaires associées, et vient compléter les présentes CGP.

Ce devis, une fois signé par le client, avec la mention « Bon pour accord », signifiera l’acceptation de la commande par les deux Parties. En cas de demande de prestation, par voie électronique, le client doit préciser son adhésion pleine et entière aux CGP et indiquer la mention « Bon pour accord » sur le devis, par voie électronique.

Si une modification de la commande doit avoir lieu après signature du devis, l’acceptation de ces dernières doit être acceptée par écrit par le prestataire grâce à un nouveau devis stipulant les modifications demandées ainsi que l’ajustement des conditions tarifaires associées.

En l’absence de devis signé, d’acceptation des conditions générales de prestations ou du règlement de l’acompte (si concerné) le prestataire se réserve le droit de ne pas commencer ou d’interrompre les prestations.

Le prestataire précise que :

– pour les prestations ponctuelles : un acompte de 30% du montant de la facture sera versé par le client à l’acceptation du devis et payable par virement bancaire ou par chèque. Une facture d’acompte est émise par le prestataire et transmise au Client.

Le règlement du solde de la prestation se fera à réception de la facture finale, déduction faite de l’acompte.

– pour les prestations régulières : la prestation fait l’objet d’une facturation mensuelle et le règlement par virement bancaire ou par chèque à réception de la facture. Un contrat de prestations sera réalisé.

ARTICLE 4 – MODALITES FINANCIERES ET CONDITIONS DE PAIEMENT

Les modalités financières applicables aux prestations seront indiquées par le prestataire dans le devis établi pour répondre aux demandes du client.

Les prix indiqués (y compris sur les devis) sont fermes et définitifs, exprimés en euros, hors taxes. Les prix peuvent être calculés à l’heure ou au forfait mais ne comprennent pas les frais postaux.

Toute demi-heure entamée est due.

Toute prestation annulée 24 heures avant sa réalisation sera reportée.

Toute prestation annulée moins de 24 heures avant sa réalisation sera facturée 50% et sera considérée comme due.

Les déplacements dans un rayon de 10 km autour de Flines-lez-Râches sont inclus dans le prix total du devis.

Au-delà, un forfait déplacement supplémentaire sera appliqué et équivalent à 0.661 € du kilomètre.

Pour les prestations effectuées dans un rayon supérieur à 150 kms au départ de Flines-lez-Râches, les éventuels frais d’hébergement seront facturés au Client sur relevé de dépenses.

Frais de débours : Les achats nécessaires à un service au nom du client et pour son compte feront l’objet d’un débours sur la facture globale. Son remboursement sera assuré par le client au montant réel, sur présentation, par le prestataire, de la facture d’achat émise au nom du client.

La facture est adressée par mail au client :

– à la fin de la prestation s’il s’agit d’une prestation ponctuelle ;

– chaque début de mois suivant la prestation, s’il s’agit d’une prestation régulière avec occurrences.

Le paiement est exigible à réception de la facture par virement bancaire ou par chèque à l’ordre de « Assist’ Esprit Libre ».

En cas de non-paiement de la facture concernée, un e-mail de relance sera envoyé au client au bout du septième jour suivant l’envoi de la facture.

Conformément à l’article L.441-10 du Code de commerce, des pénalités de retard correspondantes au taux directeur semestriel de la Banque centrale européenne (BCE), en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet, majoré de 10 points seront dues par le client à défaut de règlement le jour suivant la date de paiement figurant sur la facture, ainsi qu’une indemnité de quarante euros (40€) pour frais de recouvrement.

Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire.

En outre, le prestataire se réserve la faculté de saisir le tribunal compétent afin que celui-ci fasse cesser cette inexécution, sous astreinte par jour de retard.

Assist’ Esprit Libre s’accorde le droit de réviser ses tarifs à tout moment sans avis préalable. Cependant, les tarifs des devis acceptés et signés par le client ne pourront pas être modifiés.

ARTICLE 5 – DELAI DE REALISATION DES PRESTATIONS

Le prestataire s’engage à accomplir avec le plus grand soin et conformément au devis accepté, les prestations commandées, et à proposer les délais les plus adaptés à la demande du client, dans la mesure de ses disponibilités.

Tout retard ou omission, dû à une faute ou négligence du client, de même que tout document fourni de la part du client ne pouvant être traité (document illisible…) pourra entraîner une annulation de la commande.

ARTICLE 6 – RÉCLAMATION SUR LES PRESTATIONS RÉALISÉES

Pour être recevable, toute réclamation relative aux prestations doit être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée au siège du prestataire, dans un délai de trois (3) jours ouvrables à compter de la réalisation complète de la prestation.

Passé ce délai, les prestations seront réputées conformes à la commande validée.

ARTICLE 7 – MODALITÉS D’INTERVENTION ET DÉTACHEMENT

Le prestataire s’engage à réaliser les prestations listées à l’Article 1, et commandées par le client, conformément aux règles de l’art et avec toute la diligence professionnelle qui lui est due.

Pour ce faire, le client s’engage à fournir au prestataire l’ensemble des outils et documents nécessaires pour mener à bien les prestations.

Les parties conviennent de considérer les fichiers informatiques, les documents photocopiés ou scannés (devis notamment) et les courriers électroniques, comme équivalents à l’original et comme preuves parfaites de l’existence de la demande ou de l’exécution des prestations.

Dans le cadre de la réalisation des prestations, le prestataire sera soumis à une obligation générale de moyens. Aucun résultat commercial ne pourra être attendu par le client au titre des prestations.

Le prestataire ne pourra être tenu responsable de la perte de tous fichiers, données ou programmes, en l’absence de procédures effectives et sécurisées de sauvegarde mises en place par le client.

En cas d’exécution de la prestation au sein des locaux du client, le prestataire s’engage à en respecter les règles d’hygiène et de sécurité en vigueur.

Pour les interventions sur site, le client s’engage à mettre à disposition du prestataire une table et une chaise, ainsi qu’une prise d’électricité pour y brancher un ordinateur et, en cas de besoin :

– une connexion Internet de qualité suffisante pour la réalisation des prestations ;

– un ordinateur pour des raisons de sécurité des données transmises.

ARTICLE 8 – FORCE MAJEURE

L’exécution des obligations des Parties, aux termes des présentes, sera suspendue en cas de survenance d’un cas de force majeure, tel que défini à l’Article 1218 du Code civil, qui en empêcherait l’exécution, dans les conditions de droit commun. La Partie victime de la force majeure avisera l’autre Partie de la survenance d’un tel évènement dès que possible, et fera ses meilleurs efforts pour en limiter la portée.

Si la période de suspension dépasse trente (30) jours, les Parties devront, dans la semaine qui suit, se rapprocher afin d’échanger, le cas échéant, sur leurs engagements réciproques. Si la négociation a échoué après une période de négociation de quinze (15) jours, l’application des CGP prendra fin de plein droit.

ARTICLE 9 – NULLITÉ DES STIPULATIONS

Si l’une des stipulations des CGP est considérée comme nulle, cette nullité n’entraînera pas la nullité des autres stipulations qui demeureront en vigueur entre les Parties.

ARTICLE 10 – CONFIDENTIALITÉ

Les Parties s’engagent, en leur nom et au nom de leurs préposés, à conserver confidentielles d’une part leurs engagements réciproques découlant des présentes CGP et d’autre part toutes les informations techniques, commerciales, stratégiques ou économiques, chiffrées ou non, que les parties ont été amenées à échanger à l’occasion de leur relation d’affaires. Le présent engagement de confidentialité est valable pour toute la durée de leur relation et trois (3) ans après le terme de celle-ci.

Par exception, et à titre promotionnel, le client accepte d’ores et déjà que le prestataire fasse figurer l’existence même de la relation parmi ses références sur son site Internet.

ARTICLE 11 – DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Les logos, marques, noms de domaine, produits, logiciels, images, vidéos, textes ou plus généralement toute information objet de droits de propriété intellectuelle appartenant à chacune des parties sont et restent la propriété exclusive de la partie concernée. Aucune cession de droits de propriété intellectuelle n’est réalisée au travers des présentes conditions générales de prestations. Toute reproduction totale ou partielle, modification ou utilisation de ces droit, pour quelque motif que ce soit, est strictement interdite.

Le prestataire reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les modèles, courriers, tableaux, autres travaux réalisés (même à la demande du client) en vue de la fourniture des services au client. Le client s’interdit donc toute reproduction ou exploitation desdits modèles, courriers, tableaux, autres travaux réalisés sans l’autorisation expresse, écrite et préalable du prestataire.

Il est convenu que tout document écrit mis à disposition du prestataire par le client, en vue d’utilisation pour la réalisation de la prestation, reste la propriété du prestataire jusqu’au paiement de la totalité du montant des factures relatives à la prestation.

ARTICLE 12 – PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

En conformité avec le règlement n° 2016/79, dit Règlement général pour la protection des données (RGPD) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, les données à caractère personnel recueillies sur le client font l’objet d’une déclaration auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’entreprise. Elles sont exclusivement à l’usage interne de l’entreprise.

Les données personnelles collectées par l’entreprise peuvent l’être pour différentes finalités, selon les formulaires de recueil concernés.

Principalement, il s’agit de la gestion des demandes d’information.

Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation établie et jusqu’à 3 ans maximum après, selon la nature de la relation concernée.

Les données ainsi collectées ne seront ni cédées, ni échangées ou louées. Conformément aux textes susvisés, vous disposez d’un droit d’opposition, d’accès, de rectification, de suppression, de limitation ou de portabilité portant sur les données vous concernant. Ces droits peuvent être exercés en vous adressant à Perrine CAUDRELIER Délégué à la Protection des Données, en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes » et en joignant la copie de votre justificatif d’identité :

soit par courriel : contact@assist-el.fr;
soit en écrivant à Perrine CAUDRELIER, Assist’ Esprit Libre, 22 rue de l’Abbaye – 59148 FLINES-LEZ-RACHES.

Pour plus d’informations sur vos droits, consultez le cnil.fr et si vous estimez, après nous avoir contactés que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

ARTICLE 13 – DROIT APPLICABLE – TRIBUNAL COMPETENT

Les présentes CGP sont pleinement soumises au droit français.

Toutes les contestations relatives aux prestations réalisées par le prestataire, ainsi que celles relatives à l’interprétation des CGP, devront faire l’objet d’une tentative initiale d’accord amiable entre les Parties.

A défaut d’accord amiable, dans un délai de deux (2) mois, le tribunal de commerce de DOUAI sera seul compétent.